¿Cómo organizar un evento corporativo exitoso?

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Organizar un evento corporativo supone un gran reto, mucho más si es la primera vez que tu empresa realizará un actividad de esta índole. Sin embargo, sin importar si tu evento empresarial será grande o pequeño, la clave para que sea exitoso pasa por los detalles que hayas tenido en cuenta para que las personas que asistan vivan una experiencia inolvidable.

Para hacer un evento corporativo y que este sea un éxito debes tener en cuenta estos 6 puntos que te explicamos a continuación:

Objetivo del evento

Es muy importante determinar el propósito de tu evento antes iniciar la planificación del mismo. El evento puede tener como objetivo:

  • Definir las campañas a realizar en el futuro
  • Motivar al personal
  • Lanzamiento de un nuevo producto o servicio
  • Fiestas por cumplimiento de metas
  • Aniversario de la empresa
  • Revisión de resultados semestrales o trimestrales.
  • Actividades Team building

Organización del evento

Event planning

Es importante que establezcas el día del evento, la hora, cuál será la temática, los equipos audiovisuales que se necesitarán, catering que se repartirá. También, es fundamental determinar si habrá un encargado externo del proyecto o si será el mismo personal de su empresa los que se llevarán a cabo la actividad. La organización debe ser lo más impecable cuando se encuentre planificando el evento corporativo

Cantidad de personas que asistirán al evento

Conocer la cantidad de personas que asistirán al evento no solo es importante Se trata también de conocer a profundidad el target al que se dirige el evento, así logrará personalizar los requerimientos de todos los participantes, resultando en una experiencia más placentera para todos los miembros del evento.

Presupuesto

Esta es una de las partes más delicadas al momento de realizar un evento corporativo. El presupuesto nos ayuda a tener una idea más precisa de lo que podemos gastar en nuestro evento, con esto podríamos saber cuál será la magnitud de la actividad.

Al momento de sacar el presupuesto es importante que tengas en cuenta estos tres puntos:

  • Presupuesto: Total de dinero destinado para realizar el evento
  • Costos fijos: Cantidad de dinero que necesitamos para llevar a cabo la actividad, sin importar la cantidad de invitados que hagamos al evento
  • Imprevistos: Siempre sale algo inesperado que nos hace gastar más dinero en ultimo momento. Por esto, es clave tener un poco de dinero reservado para estos casos

El lugar

Sabiendo detalles como, objetivos del evento, cantidad de personas y demás es momento de determinar la sede del evento. Para ello es importante conocer:

  1. Los horarios que ofrece el lugar
  2. Saber si cuenta con áreas verdes en el caso que el evento requiera de esas locaciones para dinámicas al aire libre
  3. Facilidad de llegar al lugar
  4. Parqueadero

Rincón de Puembo cuenta con salones multipropósito y equipos audiovisuales y didácticos para que tu evento sea todo un éxito.

Cronograma de tareas pendientes

Si algunos detalles del evento no se pueden cubrir por cuestiones de tiempo y quedan para última hora, es importante crear una lista con todos los detalles para tener cubierto hasta el último detalle, así puedes delegar ciertas funciones a tus colaboradores o también como método de control .

Recuerda que el evento debe cumplir con un objetivo y que todos los participantes puedan disfrutar de una experiencia única. No olvides que puedes contar con la ayuda de profesionales a la hora de organizar tus eventos corporativos.

Si tienes preguntas para realizar un evento corporativo no dudes en contactarnos y nosotros te asesoramos con gusto.




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