Realizar el presupuesto de un evento corporativo es algo delicado y debe realizarse con mesura. Todos queremos que el evento corporativo de nuestra empresa sea un éxito, más, si el evento incluye la participación de clientes, pero para que el evento salga impecable es necesario tomar algunos aspectos entre ellos el presupuesto.
Sabemos que realizar un presupuesto no es algo sencillo por eso creamos este blog que te ayudará a manejar con claridad el presupuesto de tu evento.
Determinar el tamaño del evento
Por evidente que parezca este es el primer paso y el más importante. Conocer cuánto se puede gastar en relación al tamaño del evento y el número de personas que estarán en el mismo. Todos estos factores nos ayudarán a organizar adecuadamente nuestro presupuesto
Crear una lista de gastos
Lo siguiente que debes hacer al momento de realizar un presupuesto para el evento corporativo de tu empresa es crear una lista para tener presente los gastos que realizarás.
Empieza por lo imprescindible del evento a los detalles extras que pueden o no ser necesarios. A continuación estas son algunas cosas básicas que normalmente todos los eventos necesitan:
- Lugar
- Menú a degustar, dependiendo de los requerimientos dietéticos de los empleados.
- Decoración
- Personal de ayuda
- Equipos audiovisuales
- Promoción
- Materiales impresos
- Seguridad
- Transporte
Proveedores
Estos son los aliados más importantes que necesitaremos al momento de presupuestar un evento corporativo. Conocer qué proveedores necesitamos, los precios que manejan y la fecha en la que ofrecen sus servicios.
Al momento de contactar un proveedor debes tener en cuenta:
- Que tipo de proveedor necesita mi empresa para el evento
- Fecha en las que prestan sus servicios
- Precios que manejan
- Presupuesto que teníamos estimado para ello
- Presupuesto real necesario para contratarlos
- Forma de pagos, entre otros
Gastos extras
Siempre ten en cuenta los gastos extras. Si quieres evitar sorpresas, lo mejor es tener un fondo adicional en caso de emergencia e imprevistos. Es importante con el tema de proveedores que leas las letras pequeñas en caso de que algo que necesites no esté incluido.
Te aconsejamos lo siguiente: Dependiendo del tipo de evento que realices puedes destinar entre un 5% y 8% del presupuesto total a los gastos extras.
Merchandising
Otro rubro importante anotar en el presupuesto es el destinado a la promoción de la marca o evento. Si a tu evento corporativo asistirán clientes, estos no pueden irse con las manos vacías. Normalmente debes contemplar materiales como: esferográficos, banners, roll ups, entre otros.
Ten en cuenta estos consejos al momento de llevar a cabo un evento y recuerda que Rincón de Puembo te ofrece todo lo que necesitas para realizar el evento corporativo de tu empresa.
